Har du styr på dine persondata?

Alle, som ligger inde med oplysninger, der kan identificere fysiske personer, skal fra 25. maj 2018 leve op til nye krav, hvis oplysningerne findes på et digitalt medie eller i et systematisk papirregister. Det kan være navn, adresse og cpr.nr. på ansatte, ansøgere, kunder, leverandører og lejere, og i nogle tilfælde f.eks. også bankoplysninger og skatteoplysninger.

De formelle krav til dokumentation er strammet op, og bødeniveauet er forhøjet betydeligt i forhold til de gældende regler. Tidligere var det småbøder, men nu risikerer man bøder på op til 4 % af ens omsætning.

Reglerne

Formålet med reglerne om beskyttelse af persondata er at sikre, at oplysninger om privatpersoner ikke spredes ukontrolleret gennem især de digitale medier.

Der skal være et fornuftigt og lovligt formål med, at du har og eventuelt videregiver oplysninger om andre personer.

De personer, som du har oplysninger om, har krav på at vide, at du har dem, og hvad du bruger dem til.

Og ikke mindst: Du skal slette oplysningerne, når du ikke har brug for dem længere.

Gode vaner

Reglerne, der står i en EU-forordning, er meget formelle: Der skal være skriftlig dokumentation for, hvor du gemmer hvilke oplysninger, hvilken lovlig grund,  du har til at ligge inde med oplysningerne, hvem du giver dem videre til, og hvornår du sletter oplysningerne igen. Derefter skal du leve op til de regler og procedurer, som du har lavet for din egen virksomhed.

Men det vigtigste er at få sig nogle gode vaner omkring IT-sikkerhed og om fornuftig omgang med oplysninger om andre mennesker. Få indarbejdet nogle regler og faste procedurer, så oplysninger om ansatte, ansøgere til ledige stillinger og kunder ikke ligger og flyder frit tilgængeligt i virksomhedens computere

og lokaler.